Jumat, 10 Desember 2010
Fadil Aprinda "Biographie"
My name is Fadil Aprinda who was called "penyox". Cool young man who was 17 years old born in the small town of Depok city on April 30, 1993. The first child of 2 brothers. Brief ideals I want to be a useful man for anyone, I love music, soccer, culinary, the book trilogy and many more. I am now the school's first semester at the University of Indonesia majoring in Management Information And Documents. I am very dear to parents, my sister, my girlfriend who called 'Dhejie Ashriani Octavianti' and all my friends:). Among glimpse of me, good friends:)
Senin, 22 November 2010
Kata-kata my princess (Dhejie Ashriani Octavianti)
Hanya namamu di hatiku ..
Jiwa dan raga takkan berdusta namun terkadang cinta terusik benci sesaat . .
Seribu musim takkan bisa menghibur hati yang penuh marah . .
Entah mengapa berpisah saat mulai menjalin . .
Suara hati seorang kekasih bagai nyanyian surga takkan berdusta walau ketamakan merajai diri yang penuh emosi . . Jauh di dasar hatiku tetap ku mau kau sebagai kekasihku :)
Jiwa dan raga takkan berdusta namun terkadang cinta terusik benci sesaat . .
Seribu musim takkan bisa menghibur hati yang penuh marah . .
Entah mengapa berpisah saat mulai menjalin . .
Suara hati seorang kekasih bagai nyanyian surga takkan berdusta walau ketamakan merajai diri yang penuh emosi . . Jauh di dasar hatiku tetap ku mau kau sebagai kekasihku :)
Jumat, 22 Oktober 2010
Ciri-ciri Playgirl Sejati
Menyimpan Kisah One Night Stand
Tidak hanya satu, tapi lebih. One night stand tidak berarti berakhir dengan seks belaka. Sedikit kontak fisik sudah menjawab seberapa kedekatan Kamu dengan cowok yang Kamu kagumi, tapi bukan untuk jangka panjang.
Status Facebook Sering Berubah
Mulai dari “lajang”, “berpacaran”, lalu pindah menjadi “complicated”. Ini menandakan Kamu seperti mencari cowok untuk kesenangan saja. Sekalipun Kamu mencoba mencari yang terbaik, tapi dimata cowok, Kamu seorang man eater.
Berkencan Dengan Dua Cowok Dalam Satu Kelompok
Misalnya Kamu pernah berkencan dengan cowok dalam satu tim sepak bola, lalu di waktu lain Kamu berkencan dengan rekan satu timnya. Secara tidak sadar hampir setengah jumlah tim tersebut pernah dekat dengan Kamu. Benar-benar pecinta lelaki.
Mudah Memberi Nomor Telepon
Kamu sudah punya kekasih tapi cowok dengan mudah mendapat nomor telepon langsung dari Kamu. Hati-hati, karena ini tandanya Kamu masih memberi celah untuk menarik perhatian cowok lain, atau berselingkuh.
Mudah Meninggalkan
Senang mempermainkan perasaan seseorang bisa menjadi ukuran. Bayangkan saat hubungan sedang hangat, tiba-tiba Kamu pergi tanpa kabar hanya untuk menegaskan “Siapa bos-nya”. Jika Kamu sudah sampai tahap ini, Kamu betul-betul playgirl sejati.
Tidak Pernah Cukup
Cowok membutuhkan usaha ekstra besar untuk mendekati Kamu, dan itu tidak pernah cukup. Sekali Kamu tidak puas, Kamu pergi.
Wanita Memang Susah Ditebak
Jika dikatakan cantik dikira menggoda, jika dibilang jelek di sangka menghina.
Bila dibilang lemah dia protes, bila dibilang perkasa dia nangis.
Maunya emansipasi, tapi disuruh benerin genteng, nolak (sambil ngomel "masa disamakan dengan cowok?").
Maunya emansipasi, tapi disuruh berdiri di bis malah cemberut (sambil ngomel, "egois amat sih cowok ini tidak punya perasaan!")
Jika di tanyakan siapa yang paling dibanggakan, kebanyakan bilang Ibunya, tapi kenapa yah lebih bangga jadi wanita karir, padahal ibunya adalah ibu rumah tangga.
Bila kesalahannya diingatkankan, mukanya merah..
Bila di ajari mukanya merah..
Bila di sanjung mukanya merah,
jika marah mukanya merah, kok sama semua?
Bingung !!
Ditanya ya atau tidak, jawabnya: diam,
ditanya tidak atau ya, jawabnya: diam,
ditanya ya atau ya, jawabnya: diam,
ditanya tidak atau tidak, jawabnya: diam,
ketika didiamkan malah marah (repot kita disuruh jadi dukun yang bisa nebak jawabannya).
Di bilang ceriwis marah,
dibilang berisik ngambek,
dibilang banyak mulut tersinggung,
tapi kalau dibilang S u p e l wadow seneng banget..
padahal sama saja maksudnya.
Dibilang gemuk, enggak senang padahal maksud kita sehat gitu lho,
dibilang kurus malah senang padahal maksud kita "kenapa loe jadi begini??!!!"
Alasan Mengapa Pria Pria Lebih Genit pada Wanita Berbaju Merah
Merah sering diasosiasikan dengan sifat berani. Namun tidak semua orang berani memakai pakaian berwarna merah, karena warna yang membara ini membuat orang lebih cepat memperhatikan Anda.
Namun memang inilah kunci untuk membuat pria tertarik pada Anda. Menurut penelitian, perempuan berpakaian merah tak hanya terlihat lebih menarik, tetapi juga membuat pria di sekitarnya menjadi lebih perhatian, lebih genit, dan ingin mengenal Anda lebih jauh.
Kesimpulan ini didapatkan setelah para peneliti menunjukkan foto perempuan yang wajahnya lumayan menarik, dengan atasan berwarna merah, kepada sekelompok mahasiswa. Kelompok yang lain ditunjukkan foto perempuan tersebut mengenakan baju biru. Para responden kemudian ditanya, jika bertemu perempuan itu, pertanyaan apa yang ingin mereka ajukan.
Ternyata, mereka yang ditunjukkan foto saat perempuan itu memakai baju merah, cenderung memilih pertanyaan yang lebih menggoda, demikian dilaporkan The European Journal of Social Psychology.
Kesimpulan ini didapatkan setelah para peneliti menunjukkan foto perempuan yang wajahnya lumayan menarik, dengan atasan berwarna merah, kepada sekelompok mahasiswa. Kelompok yang lain ditunjukkan foto perempuan tersebut mengenakan baju biru. Para responden kemudian ditanya, jika bertemu perempuan itu, pertanyaan apa yang ingin mereka ajukan.
Ternyata, mereka yang ditunjukkan foto saat perempuan itu memakai baju merah, cenderung memilih pertanyaan yang lebih menggoda, demikian dilaporkan The European Journal of Social Psychology.
Dalam pengujian kedua, para pria ditunjukkan foto-foto, dan diberi kesempatan untuk berbicara dengan perempuan di dalam foto ketika mereka berada di ruangan pribadi. Masing-masing pria diminta untuk mengambil satu dari dua kursi, dan duduk di hadapan perempuan itu bila ia datang. Pria yang telah melihat foto dimana perempuan itu mengenakan pakaian merah, ternyata meletakkan kursinya lebih dekat ke kursi dimana perempuan itu diperkirakan akan duduk. Dengan kata lain, para pria itu ingin mendekat lebih jauh.
Para peneliti meyakini bahwa fenomena ini berakar dari evolusi, dimana merah menunjukkan peluang untuk mencari pasangan. Dalam dunia hewan, merah seringkali merupakan sinyal bahwa si betina berada dalam kondisi paling subur. Contohnya, babon dan simpanse betina memerah dengan jelas ketika mendekati masa ovulasi.
Karena itu, Niesta Kayser, peneliti dari University of Rochester di New York menyarankan kaum perempuan untuk mengenakan atasan atau gaun merah bila hendak berkencan dengan pria yang disukainya. "Perempuan juga lebih mungkin untuk berhasil dalam kencan online, ketika mereka mengunggah foto mereka dalam pakaian merah," katanya.
Nah, meskipun Anda sudah berusaha maksimal dengan pakaian merah Anda, lebih baik Anda tetap berhati-hati. Jangan sampai Anda mengorbankan identitas Anda hanya demi mendapatkan pria. Anda tetap harus mengenal pria ini lebih jauh. Atau, kenakan saja pakaian merah ketika suami sedang berulang tahun. Dijamin dia bakal makin cinta!
Karena itu, Niesta Kayser, peneliti dari University of Rochester di New York menyarankan kaum perempuan untuk mengenakan atasan atau gaun merah bila hendak berkencan dengan pria yang disukainya. "Perempuan juga lebih mungkin untuk berhasil dalam kencan online, ketika mereka mengunggah foto mereka dalam pakaian merah," katanya.
Nah, meskipun Anda sudah berusaha maksimal dengan pakaian merah Anda, lebih baik Anda tetap berhati-hati. Jangan sampai Anda mengorbankan identitas Anda hanya demi mendapatkan pria. Anda tetap harus mengenal pria ini lebih jauh. Atau, kenakan saja pakaian merah ketika suami sedang berulang tahun. Dijamin dia bakal makin cinta!
7 Pertanyaan Penting Sebelum Menikah
7 Pertanyaan Penting Sebelum Menikah
Tak hanya perselingkuhan, kegagalan pernikahan juga bisa disebabkan pasangan suami istri tidak mau berbagi perasaan yang mengakibatkan kualitas hubungan makin menurun. Kebiasaan berbagi perasaan dan keinginan ini seharusnya sudah Anda dan pasangan jalani sebelum bersanding di pelaminan.
Bagi yang berencana menikah, sebaiknya Anda dan calon suami mempersiapkan diri dalam menghadapi berbagai hal. Termasuk saling mengungkapkan isi hati. Sebab, ketika memilih hidup dalam perkawinan, tantangannya jauh lebih besar dibandingkan saat melajang.
Agar perjalanan pernikahan berjalan mulus, ajukan 7 pertanyaan ini pada diri Anda dan calon suami. Cobalah mendengarkan jawabannya, dan minta si dia mendengarkan jawaban Anda.
1. Apakah ingin cepat-cepat punya momongan atau tidak?
Anda perlu mendiskusikan hal ini sebelum membuat keputusan melangkah ke pelaminan. Tujuannya untuk menyamakan pemikiran dan keinginan Anda berdua setelah menikah kelak. Jika salah satu dari kalian tidak setuju, hati-hati ini bisa jadi masalah di kemudian hari.
2. Apakah Anda berdua punya rasa humor?
Apakah Anda dan pasangan punya kemampuan untuk bisa tertawa dan saling menghibur? Bisa menertawakan kesulitan atau menemukan humor ketika menghadapi masalah sehari-hari, bisa menjadi indikasi kekuatan perkawinan Anda. Kemampuan ini bisa menciptakan hubungan pernikahan lebih baik. Jadi, jangan menjadikan semua hal serius.
3. Apakah Anda percaya padanya?
Jika hati belum benar-benar percaya dengannya sekarang (sebelum menikah), lalu bagaimana Anda akan mempercayai dia kelak? Jadi, hal ini harus benar-benar Anda pecahkan dulu sebelum menikah.
4. Apakah si dia mendukung impian Anda?
Jika si dia menganggap keinginan Anda, misalnya menjadi fotografer, itu sebagai sesuatu yang lucu atau mustahil, sebaiknya kenali dia lebih dalam. Jika pasangan tidak bisa mendukung impian Anda, kondisi ini bisa 'cikal bakal' masalah di kemudian hari. Pastikan calon suami Anda bisa impian Anda.
5. Apakah Anda berdua bisa saling kompromi?
Tentu, Anda tidak akan setuju pada segala sesuatu. Anda berdua adalah dua individu, orang yang punya pribadi unik. Jadi, Anda akan memiliki beberapa perbedaan yang mungkin sulit dipertemukan. Tenang, itu normal saja. Tidak apa-apa, selama Anda dan pasangan mampu saling berbagi dalam kompromi.
6. Apakah Anda merasa bahagia saat bersamanya?
Sebelum Anda bertukar cincin, Anda berdua harus bahagia. Khususnya Anda, karena Anda tidak bisa menuntut orang lain untuk membuat Anda bahagia.
7. Bagaimana Anda dan berdua mengelola keuangan?
Selasa, 19 Oktober 2010
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Waluyo
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan
A. Pengantar
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.[2] Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.
B. Pengertian Arsip
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.[5]
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.
Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:
1. Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
3. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.
4. Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
5. Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
C. Tipologi Arsip
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.
Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.
D. Arsip sebagai Sumber Informasi
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[6]
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[7]
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
E. Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8]
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
c. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
F. Penutup
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.
Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .
Daftar Pustaka
Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth, 1992.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur, 1988.
[1]Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay
Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management:
A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih
menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R.
Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm.
17.
[2]Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth, 1992), hal.2.
[3]Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne:
Longman, 1998), hal. 1.
[4]Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
[7]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
Gramedia, 2003), hal.4-6.
[8]Betty Ricks, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western
Publishing Co., 1992), hal.16.
Langganan:
Postingan (Atom)